Proyección de Costos de productos terminados

Módulo de Proyección de Costos para la Toma de Decisiones
El presente software, está dirigido a los ejecutivos en finanzas, que deben afrontar en todo momento, desafíos y riesgos, respecto a la inversión en un determinado producto, y la proyección del mismo en el tiempo.
En la actualidad la dinámica global, hace que estemos expuestos a diferentes riesgos, ya sean propios de cada país, como así también, devaluación, inflación y canasta de monedas, los que nos presiona a tomar la iniciativa en forma más acertada y veloz no solo para mantener nuestro liderazgo, sino para cautivar a nuestros consumidores.
Los Costos y la gestión de los mismos, siempre ha sido y será, la base fundamental de toda empresa, para la planificación y el crecimiento.
Entendiendo cuales son las exigencias a las que todo ejecutivo, está expuesto, hemos desarrollado, un software, con el cual se podrá cubrir, todos los escenarios, ya sean reales o posibles, para fortalecer la toma de decisiones.
El software fue desarrollado, sobre la base modular, o sea, en forma independiente, cada módulo, puede interactuar con algún otro, para un indicador determinado, o alcanzar su máximo potencial, utilizando todos sus módulos; de esta manera se podrá lograr una proyección detallada de los costos de insumos y productos, en multimoneda, ajustados por inflación y proyectándolos a un infinito eje de tiempo.
Para que se pueda apreciar el potencial de los mismos y explicar el funcionamiento de todo el software, haremos una pequeña exposición de cada uno de ellos.
A continuación Nuestro foco se concentra en tres módulos importantes:

• Base de Datos
• Proyección de Escenarios
• Aplicación Integral

 
Base de Datos
Como todo software, cuenta con una base de datos, la cual se alimenta, de dos maneras, en forma manual dentro del software, o a través de una importación de datos, la cual deberá seguir ciertos lineamientos establecidos.
Dentro de este módulo, nos encontramos con los siguientes elementos:

• Unidad: es el registro de las unidades de medida o fabricación definidas por la empresa.
• Clase de Insumo: es la clasificación de los insumos utilizados. En toda empresa, los componentes productivos, tienen una clasificación individual y grupal, de esta manera se podrá realizar una trazabilidad y el seguimiento de los mismos en los distintos escenarios.
• Mercado: es la posibilidad de definir un mercado de destino de nuestros productos. En la actualidad la comercialización puede no solo realizarse en el mercado interno, sino, que podemos analizar la posibilidad de exportar. Con este módulo, podremos identificar el comportamiento de los costos para distintos productos, según el mercado.
• Clasificación de Assumptions: a través de esta clasificación, podemos asignarle a un grupo de insumos una categoría, la cual servirá, para luego, como veremos mas adelante, asignarle un porcentaje de aumento, de esta manera junto con el módulo de Clase de Insumo, vemos como se empieza a entramar e interactuar los módulos, para mejorar la información.
• Moneda: obedece a toda la canastas de monedas, con las que se necesite trabajar. En este módulo se puede definir códigos o utilizar los convencionales, los cuales serán utilizados como referencia cuando veamos el módulo de valores de insumos en moneda de origen.
• Insumos: es la lista de los componentes o materias primas, los cuales luego del proceso de elaboración, se transforman en nuestros productos terminados. A los insumos se le debería adicionar las clasificaciones definidas en Clase de Insumo y Clasificación de Assumptions. Nuevamente, se puede apreciar la interacción de los módulos, ya que este punto, si se complementa con los mencionados anteriormente, nos abre un abanico de posibilidades para seguir analizando la evolución de las materia primas.
• Productos terminados: así como hemos expuesto, distintas alternativas de identificación para algunos de los componentes del software, en este punto, hemos desarrollado, la posibilidad de armar varias clasificaciones para los Productos Terminados, las cuales brindarán a la empresa, la posibilidad de agrupar los productos según la definiciones que tengan para su control de gestión.
  
  Algunas de las mismas pueden ser:
  • Contable
  • Brand de Productos
  • Región,
  • Etc.

Proyección de Escenarios
Una de las fortalezas del software, es la flexibilidad en la interacción de los distintos módulos. Es por eso que, en este punto, se podrá percibir aún mas, la manera en que se interrelaciona todo el software y como a su vez mantiene la independencia uno de otro.
Como prueba de ello, es el Módulo de Escenarios. Básicamente el objetivo es brindar la posibilidad a la empresa de crear, distintas alternativas y posibilidades, para analizar el comportamiento de los costos, según las distintas variables, a las que se la expone, como ser, inflación, devaluación, cambio de precios, etc.
Para lograr esto, hemos desarrollado la posibilidad de crear varios escenarios, y que cada uno tenga sus propios componentes y de esta manera, potenciar aun mas, el análisis del comportamiento según las distintas variables y escenarios.
Todos los escenarios deberán contar con componentes propios. Luego más adelante veremos cómo podemos utilizar los elementos de los distintos escenarios en otros nuevos, sin necesidad de hacer todo un proceso de carga nuevamente.
Ahora nos concentraremos en la descripción de los elementos, propios de cada escenario.

• Fórmulas: son básicamente las fórmulas productivas, las cuales son definidas previamente por la empresa. Las mismas se incorporan a través de una importación masiva, la cual deberá seguir ciertos parámetros, para poder mantener la integridad del software.
• Incrementos de Costos: es uno de los elementos más apreciados, ya que utilizando la clasificación de Assumptions, podemos asignar porcentajes de aumentos de precio a los distintos insumos y de esta manera, luego de aplicar las Fórmulas de producción, ver cómo se comportan dichos aumentos en los costos de nuestros productos terminados. Todos los que estamos en el ámbito de Gestión de Costos, sabemos que los aumentos de precios en los insumos, no se transfieren en forma directa a los costos, ya que, entra en juego el componente de participación del insumo en el costo total del producto. Este análisis en casi todos los casos, lleva mucho tiempo y genera inconvenientes, pues por lo general, un mismo insumo tiene distintas participaciones en distintos productos terminados. Nuestro software, fue desarrollado justamente para que dicho cálculo sea totalmente automático y dinámico, lo que permitirá concentrarnos en las toma de decisiones y dejar de lado los cálculos en Excel.
• Cotización de Monedas: es el segundo elemento importante en el cálculo de la proyección de los costos. En la actualidad muchos de nuestros insumos tienen valor de compra que se ajusta por la cotización de alguna moneda extranjera. Al igual que la inflación, es muy complejo, el cálculo del impacto de dicha cotización en los valores proporcionales de los insumos consumidos en nuestros productos, ya que los mismos no impactan en forma directa. Con la incorporación de este módulo, se podrá combinar distintas cotizaciones utilizando varias monedas para poder analizar el comportamiento de  los costos de los productos terminados.
• Costos de Insumos: es la valorización de los insumos que utilizaremos en todo el proceso productivo. En la mayoría de los casos, otros sistemas utilizan un valor para cada mes o para cada año de manera fija, lo cual hace muy complejo el cambio o el análisis. Con nuestro desarrollo, solo se deberá cargar, siempre en forma de importación, un valor de inicio. Luego de ello, este módulo, junto al de Incremento de Costos, y al de Cotización de Monedas, realizará en forma automática la evolución de los costos, según los parámetros definidos por la empresa. De esta manera en forma muy dinámica se puede calcular la evolución de los costos de los insumos, a través de los meses.
• Valorización Manual: este elemento se desarrolló con el objetivo de brindar una herramienta adicional a la evolución de los costos. O sea supongamos que, habiendo utilizado los costos iniciales, los cuales evolucionaron según el Incremento de Costos, y la Cotización de Monedas, obtenemos un valor, el cual queremos cambiar puntualmente, para que siga evolucionando, pero desde otro valor. Pues bien con este desarrollo, se puede cambiar en forma individual el costo de un insumo, en cualquier mes, sin con ello estar alterando algún otro insumo o incremento y/o cotización de moneda.
• Volumen de Venta: Con la incorporación del volumen de venta, se puede calcular el cash flow necesario para la compra de insumos, como asi también el costo de los productos vendidos, los que son valores fundamentales para el cálculo y control del presupuesto económico-financiero, es por ello que se desarrolló esta función. Una vez definida la unidad de medida de venta comercial, (caja, botella, litro, etc.), y habiendo definido previamente en las fórmulas las unidades de medida de los insumos, el software permite importar los volúmenes de venta mes por mes. De esta manera al trabajar en forma integral con todo el sistema, se podrá obtener la necesidad detallada de cada insumo, expresado no solo en su unidad de medida, (kilo, litro, unidad, etc.), sino también valorizado según el costo unitario para cada momento.

Aplicación Integral
El funcionamiento en forma conjunta de la Base de Datos y la Proyección de Escenarios, de manera precisa y rápida, le permitirá obtener no solamente los costos de los productos terminados, sino también la evolución de las fórmulas y sus componentes, a través del tiempo.
A continuación detallamos algunos de los reportes que podrán obtener:

• Evolución de Costos de Insumos con el comportamiento propio según distintas cotizaciones e incremento de precios de compra.
• Evolución de Fórmulas, o sea la valorización de todos los componentes de las fórmulas de producción con su correspondiente costo y mes por mes.
• Cash flow de Insumos, indicando en cada caso,  la necesidad de volúmenes de compra  necesarios  y el valor monetario.
• Visibilidad, es decir se puede visualizar un mismo insumo, en cuantos productos terminados se utiliza, y que valor tiene. Esto es importante al momento de tomar decisiones para cambiar alguna especificación en un producto terminado.
• Evolución Gráfica de producto terminado, el cual nos permite ver a través del eje de tiempo, como evoluciona el costo de los productos.
• Evolución Gráfica Comparativa, nos permite ver y comparar la evolución de los costos de un grupo de productos.
• Participación Gráfica de los Componentes dentro del producto terminado, nos permite apreciar el valor de los insumos que componen nuestro producto y de esta manera distinguir aquellos que son de mayor importancia en el costo total.
• Gráfica de porcentajes de incidencia de los insumos en los costos del producto final.

 
Elementos Adicionales
En la actualidad, la dinámica de las empresas y los mercados, nos llevan muchas veces a realizar escenarios repetitivos pero con pequeños cambios en algunas variables. Por lo general este tipo de ejercicio, genera un trabajo adicional, con un alto grado de error.
También y dada la velocidad de los cambios, debemos llevar una lista de los escenarios y su composición.
Atendiendo esta necesidad, desarrollamos dos elementos complementarios.

• Copia de Escenarios: como se había mencionado anteriormente cuando se vio el punto de Proyección de Escenarios, muchas veces tenemos que realizar proyecciones con los mismos elementos que usamos en algún escenarios. Por lo general otros sistemas inducen al usuario a realizar una nueva carga, repitiendo los datos, lo cual induce al error. En nuestro caso desarrollamos un módulo de copia, que permite trabajar con máxima seguridad en cuanto a la integridad de los datos, ya que si fueron verificados y comprobados para algún otro escenario con anterioridad, reúne las condiciones para aplicarse nuevamente. Por otro lado elimina el error de una nueva carga. Con la herramienta se puede copiar desde cualquier escenario a otro nuevo los siguientes elementos:
  • Fórmulas
  • Incremento de Costos
  • Cotización de Monedas
  • Costos de Insumos
  • Volúmenes de Venta
• Notepad: como su nombre lo indica es una libreta de anotaciones, que nos permitirá llevar un registro de los escenarios y cuáles son los elementos seleccionados en cada caso, como así también el resultado obtenido. Mas allá de lo mencionado, en nuestro caso es un Notepad, ejecutable, o sea al realizar la registración de los escenarios, se está haciendo una matriz de ejecución automática. De esta manera, el usuario para obtener el resultado de algún escenario, solo deberá ejecutar el punto deseado en el Notepad. Por otro lado como el software se puede instalar en una plataforma de red, usuarios ubicados geográficamente en  distintos puntos, pueden ver los mismos resultados.

A modo de conclusión, queremos mencionar, que nuestros desarrollos, están enfocados en ayudar al Management, y brindarle las mejores  herramientas para la toma de decisiones.
Nuestro compromiso, es brindar productos de excelencia, los cuales se adaptan y crecen en función a los desafíos que enfrentan las empresas en forma cotidiana.
La flexibilidad y adaptación, son conceptos que nos motivan en nuestra búsqueda permanente de la mejor alternativa para su empresa.
Por lo expuesto, sería de nuestro agrado, poder contactarnos con Ud., a los efectos de  acercarle el Módulo de Proyección de Costos para la Toma de Decisiones
 

Guía de introducción

Cost Planning Software es una herramienta diseñada para ser utilizada esencialmente en el área de costos de productos, con la generación de escenarios de inflación y multimoneda, lo que permite una dinámica especial, para la toma de decisiones, el control de gestión y la proyección en función a modelos económicos.

La siguiente guía servirá para que el usuario se familiarice con los menues y pantallas del sistema y observe como se generan los informes y reportes.
También se podrá ver el armado de los escenarios de tiempo o periodos y la proyección de los costos, según las variables definidas.
 

Ingreso al Sistema
 

El sistema cuenta con una pantalla de ingreso, que detecta el ID del usuario utilizado en la red. También se podrá dar de alta usuarios dentro del módulo de seguridad y asignarles niveles de acceso, lo cual veremos al final de la presente guía.
Al acceder, se despliega un menú de opciones con las que el usuario podrá trabajar

Tablas del Budget

 
Aquí accedemos a las tablas del software donde se almacena la información que será utilizada en el proceso de maestro de fórmulas.
Las mismas las podemos agrupar en dos categorías:
a) Base del sistema -Tablas
b) Operativas - Budget, Evolución y Escenarios
 

Base del sistema - Tablas
 

Dentro de la base del sistema, se encuentran una serie de categorías, las cuales algunas son requeridas por el sistema para la integridad del mismo. También existen otras, que son propias de la empresa por lo tanto son opcionales y la utilización de las mismas, mejora el detalle de información, sobre todo la trazabilidad y el seguimiento de los datos. Por otro lado, al ser un software flexible, cada empresa puede definir sus propias clasificaciones.

A continuación comenzaremos con la explicación de las categorías requeridas y sus particularidades.
• Unidades:  expresa la unidad de medida de los insumos y de los productos terminados.

 
• Clase de Insumo:  Es una clasificación propia de la empresa. El objetivo es que cada insumo utilizado en el proceso productivo, sea clasificado, para luego poder facilitar el proceso de evolución de costos. A mayor nivel de clasificación, mejor será el análisis de los datos.

 
• Assumptions y Tipo:  Es una de las clasificaciones más importantes. A través de las misma, se le asigna un código, a un grupo de insumos, que pueden estar clasificados por proveedor, por origen, por calidad, etc. El código que se le asigne, será el que luego se utilizara para calcular la inflación de los artículos. Por ejemplo si a un grupo de insumos de un cierto material como vidrio, le asignamos el código VID, cuando asignemos un porcentaje de aumento, todos los que tengan este código aumentaran de la misma manera. De esta forma se puede analizar la evolución de costos para un determinado grupo de insumos.

En la columna de color negro, se puede ver los códigos definidos por la empresa y la descripción para cada uno de elllos
 
• Clasificación de Productos Terminados: Se utiliza para que al momento del cálculo, se pueda realizar en forma global o específicamente para una clasificación, de esta manera se optimizan los tiempos de proceso. La clasificación es de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por lo general se utiliza para agrupar a los productos por alguna especificación, como por ejemplo, productos de hierro, productos de aluminio, productos de madera, etc.

 
• Brand de Productos Terminados: Es una subcategoría de la clasificación de Productos Terminados. La misma se utiliza a los efectos de mejorar la selección de datos para el cálculo y para la optimización de los tiempos de proceso.

 
• Moneda: Es la tabla que identifica las monedas extranjeras, con las cuales va a calcular el sistema la devaluación. Se utiliza para el caso de comprar insumos en una moneda de origen distinta a la local. De esta manera se puede llevar un análisis de la evolución de los insumos importados y su cambio de valores de acuerdo a la variación de las cotizaciones.

 
• Insumos y Productos Terminados: Es la unión de todas las clasificaciones definidas anteriormente. En este punto se asignan a los ítems, los códigos de moneda, el tipo de assumptions, la clase de insumo, etc., o sea todo lo definido previamente, lo cual servirá para realizar las agrupaciones y clasificaciones al momento de realizar todos los cálculos de escenarios.

 
 
A continuación explicaremos las categorías opcionales y sus particularidades
 

El software es ampliamente flexible, es decir, cada Cía., puede crear las categorías opcionales que necesite para su mejor gestión. En la presente guía, solo mencionamos algunas de ellas, éstas surgen de la utilización en otras empresas.

• Mercado: Identifica el lugar de origen de un producto, o el destino del mismo. Se utiliza para realizar un análisis de los costos de productos para distintos mercados.
• Key Brand: Es una manera de agrupar, aquellos productos que son clave para la Cía. Por lo general, se clasifican en función al margen de ganancia, o la magnitud del volumen de venta.
• GLCS o Clase Contable: La totalidad de los insumos y productos terminados, son activos de la empresa. Por tal motivo lar artículos tienen una cuenta contable, que refleja el valor de los mismos. Con esta clasificación, se podrá obtener una proyección del rubro Bienes de Cambio y su evolución en los escenarios definidos por la empresa.
• Planta:  Se llama así al lugar físico donde se elaboran los productos. Muchas empresas, tienen plantas productoras en distintos lugares geográficos, y como consecuencia los costos de los insumos o productos, son diferentes. Al tener la posibilidad de identificar los ítems, por planta se puede analizar cuales serían los distintos valores según el lugar de producción.
 
Operativas - Budget, Evolución y Escenarios

A continuación veremos el resto de los módulos. En primer lugar veremos:

Budget:
 

Como se puede observar en el círculo azul, existe un cuadro que indica las versiones del escenario.

 
Como se explicó anteriormente, el software fue desarrollado para cubrir la posibilidad de hacer varios escenarios. La opción Versiones, sirve para todos los ítems que se encuentran en el módulo, con lo cual brinda la posibilidad de hacer diez versiones de cada una. Es decir, si fuera necesario, se pueden crean diez versiones de Fórmulas, diez de Cotización de Monedas, diez de Incrementos de Assumptions, diez de Volumen de Venta, etc. A su vez cada versión puede interactuar con otras dentro del mismo escenario. La combinación de versiones nos deja una posibilidad de al menos más de mil combinaciones, lo cual demuestra lo flexible del sistema.

• Periodos: Se utiliza para crear el nombre de los periodos o escenarios con los que vamos a trabajar. En general las empresas definen los momentos en los cuales se hacen estimaciones como Presupuesto, Estimación del Trimestre, Semestre, etc. El nombre definirá el escenario que luego servirá para hacer las comparaciones.

 
• Fórmulas: Son propias de la empresa productiva, éstas son utilizadas en la elaboración para obtener un producto final, el cual es luego vendido o utilizado en otra etapa. El software permite importar las fórmulas de cada empresa, para luego valorizar todo el proceso, utilizando las variables de inflación y devaluación en forma dinámica, y así obtener una evolución de los costos.

 
• Incremento de Costos de Assumptions:  Son los porcentajes de ajustes que se le asigna a los códigos definidos anteriormente. Los mismos se indican para el eje de tiempo en meses según necesite la empresa para medir la evolución costos.

 
• Cotización de Monedas: Al momento de definir el maestro de insumos, en los mismos se debe indicar el tipo de moneda de origen de compra. Con la cotización, podremos convertir cada moneda extranjera,( Euros, Dólares, Libras, etc.) a la moneda local utilizada, según un tipo de cambio definido. De esta manera podremos analizar los efectos producidos por la devaluación.

 
• Costos de Insumos: Este punto se refiere a los valores que se asignan a los insumos o materias primas, que se utilizan en las fórmulas, que luego de calculados, obtendremos los costos de los productos terminados. Por lo tanto los mismos evolucionarán en forma mensual según los incrementos definidos en las Assumptions.  El Sistema de Costos, también brinda la posibilidad, de cambiar el costo de un insumo en forma manual, independientemente del valor al cual evolucionó.
A continuación daremos un ejemplo, supongamos que el insumo X tiene un valor inicial de $ 4,50, y su clasificación de Assumptions tiene incrementos de 5% para enero 8% para abril. Al mes de mayo el valor seria $12,15. La empresa decide cambiar el proveedor y el costo será a partir de mayo de $ 11. Con nuestro software se puede ingresar al ícono, Maestro de insumos, (lo veremos más adelante) y cambiar en el mes indicado el nuevo valor, luego este último evolucionará, según los incrementos que se habían definido, pero partiendo desde el nuevo valor y no desde $12,15

 
• Volumen de Venta:  Una vez definido el volumen que se desea vender expresado en la unidad de medida que utiliza la empresa, se puede importar dicho volumen y luego de aplicar el proceso de Valorización de Maestro de Fórmulas, se obtienen los siguientes datos:
 

i) Costo total del Producto Terminado mes por mes:
La incorporación del cálculo mencionado, es utilizada para proyectar los costos totales de los productos y se aplica en la confección del estado de resultados o balance proyectado.
 

ii) Cantidad total de insumos y su costo mensual:
La posibilidad de calcular el volumen de insumos necesarios para elaborar los productos de ventas, permite utilizarlo para la confección de Cash Flow de bienes de cambio o materiales de producción. En la actualidad, el valor del capital inmovilizado, es un peso importante dentro de los costos financieros, que las empresas normalmente tienen, (salvo que se trabaje sobre el modelo de Just in time). El sistema calcula en forma detallada la necesidad de compra por insumo y su valor calculado en función a las Assumptions utilizadas para proyectar el Budget.

 
• Tool Input: Son los íconos que se detallan en la página 6 del presente manual. La finalidad de los mismos son facilitar el ingreso masivo de datos, de esta manera se reduce al mínimo, el error manual. Por lo general en las empresas, muchos datos del presupuesto se llevan en planillas Excel, es por ese motivo que se desarrolló una opción para facilitar la importación de información para cada uno de los elementos que se desarrollaron anteriormente.
 

• Datos Auto Ejecutables: Permite llevar un registro de los escenarios y cuáles son los elementos seleccionados en cada caso; como así también el resultado obtenido. Mas allá de lo mencionado, en nuestro caso es un Notepad ejecutable es decir que al realizar la registración de los escenarios, se está haciendo una matriz de ejecución automática. De esta manera, el usuario para obtener el resultado de algún escenario, solo deberá ejecutar el punto deseado en el Notepad. Por otro lado, como el software se puede instalar en una plataforma  de red, usuarios ubicados geográficamente en distintos puntos pueden ver los mismos resultados.
 

Evolución:
 

Fue desarrollada con el objetivo, de analizar la evolución del presupuesto o Budget en relación a las producciones. El objetivo es brindar la posibilidad de hacer un seguimiento detallado de la evolución de los costos. Por tal motivo se desarrolló el presente módulo

 
• Órdenes de Trabajo: Dentro de la actividad de las empresas, están las producciones. Las mismas no son ni más ni menos, que la aplicación de las fórmulas que se utilizaron para armar el presupuesto, pero en este caso con valores reales. El módulo cuenta con la posibilidad de importar dichas producciones al sistema, para hacer comparaciones con el Budget. Para lograr este proceso, se proveerá de una plantilla modelo o bien se desarrollará una a medida de la empresa, para que se pueda importar y así, poder realizar el análisis comparativo.
• Costo mensual de Ventas del Cardex: Permite la posibilidad de importar el resumen mensual del costo de ventas por SKU, expresado en importe total del costo, unidades vendidas, costo promedio, etc.

La combinación de estos dos elementos mencionados, mas el presupuesto ya existente en el sistema, permitirá realizar el análisis de evolución de costos. A medida que avancemos con el manual, se verá el módulo Evolución de Costos,  punto que muestra específicamente los análisis y gráficos. 
 

Escenarios:
 

Como es sabido, durante el proceso de armado del Budget, siempre existen, cierta cantidad de versiones, que se utilizan a los efectos comparativos o simplemente, de ejercicio, para analizar que sucede con cambios en determinadas variables en relación a otras.
Por tal motivo y a modo de ahorrar trabajo extra, se desarrolló, el presente módulo. La finalidad del mismo es realizar copias de versiones existentes en un determinado escenario, a otro que se haya creado para hacer una estimación distinta. Como se había mencionado anteriormente, el software cuenta con la posibilidad de realizar diez versiones de cada elemento que forman la base de Budget. Las mismas se encuentran dentro del círculo azul en la versión “Actual”, las cuales pueden copiarse a otro escenario llamado “Simulación”, utilizando la herramienta del sistema.
En el siguiente cuadro se puede observar, como se realiza una copia de cada elemento del escenario Actual, (círculo azul), con su correspondiente versión, a otro escenario llamado Simulación, (círculo verde), en el cual también se indica a que versión desea copiarse.

 
De esta manera, la utilización de la herramienta, evita una carga de trabajo extra y reduce el error, ya que todo el proceso se realiza dentro del mismo sistema.
 

Módulos Funcionales

A continuación, se verán los distintos módulos funcionales, que una vez importados o cargados, según vimos con anterioridad, servirán para el análisis y desarrollo del Budget.
 

Incremento de Costos:

 
Como se puede apreciar en la gráfica siguiente, en la consulta figura el detalle de las Assumptions y los correspondientes porcentajes de incrementos, que fueran importados con anterioridad.

 
Maestro de Insumos:

 
 
A continuación se puede apreciar, como la utilización de la información que previamente se cargó al sistema, se conjuga, obteniendo el maestro de insumos con los costos, las cotizaciones y los incrementos mensuales, los cuales generan los valores que serán utilizados en la valorización de las fórmulas para el mes correspondiente.

 
Dentro del rectángulo azul, el valor obtenido en el mes 04, es remplazado por uno nuevo manual en el mes 05. De esa manera, se demuestra, lo mencionado anteriormente, respecto a que si bien los valores de los costos se incrementan por los porcentajes de las Assumptions, el software brinda la posibilidad de colocar un valor manual distinto, para que continúen los cálculos a partir de uno nuevo.
 

Maestro de Fórmulas:

 
Es sin dudas el módulo más interesante del sistema, ya que es aquí donde se conjugan todos los elementos, que fueron desarrollados anteriormente.
Para exponer en forma detallada el potencial de la herramienta, se puede apreciar  en el siguiente cuadro una serie de solapas, que se ejecutan al mismo tiempo que se calcula la valorización de fórmulas. El objetivo es obtener la mayor información en el mismo proceso, y de esta manera también optimizar tiempo.
 
• Parámetros:

 
Todo proceso se inicia con la definición de los parámetros, los cuales no solo nos permitirán  indicar que versión se utilizará de cada uno de los módulos que desarrollamos anteriormente sino también funcionamientos adicionales que explicaremos mas adelante
Dentro del marco azul Indicado con la letra A, se encuentran las opciones que se pueden realizar, de esta manera confirmamos la flexibilidad del sistema, dado que cada módulo puede tener hasta diez versiones, esto nos da una posibilidad de combinaciones muy amplia.
También se puede realizar una selección de cálculo, para que la misma se realice sobre todos los productos o identificar específicamente alguno de ellos. Así se muestra en el área indicada con la letra B, en la cual se abre el árbol de artículos, que permite optar por los productos.
Una vez realizada la selección, la misma se ejecuta simplemente con un clik en el ícono en forma de carpeta y que se encuentra dentro del marco verde. Esta simple acción, es el Kick Off, de todo el proceso de cálculo, ya que al mismo tiempo, se calcula:
A. Valorización de fórmulas
B. Insumos (valorización y evolución )
C. Composición de fórmula (mapa de fórmulas y sus respectivos insumos sin valor)
D. Volumen del periodo
E. Cash de Insumos
F. Costos por SKU
G. Raíz y Trazabilidad de insumos
H. Gráficos

A continuación desarrollaremos cada uno de ellos:

• A) Valorización de fórmulas: Es la consolidación de todos los cálculos definidos, que dan como resultado un detalle valorizado de las fórmulas. Algunas industrias, poseen un esquema de fórmulas en cascada, donde un semi-elaborado, se compone de varios sub semi-elaborados, y así componen el producto final. Nuestro software permite no solo calcular todas las modalidades, sino que al momento de exponerlo, lo hace por niveles, pudiendo observar, la composición independiente de cada componente y su valorización.

 
Como se observa en el cuadro, tenemos a modo de ejemplo un licor, que está compuesto por un  semi-elaborado (dentro del marco verde), que luego se integra al líquido final (dentro del marco azul) y que forma parte del producto terminado.
También se puede apreciar, distintas columnas, algunas son datos que forman parte de la base de datos, como ser clasificación, brand, planta, clase de insumo, assumptions, cotización de moneda, etc. ; y otras que son cálculo, como ser el periodo 01-2011, en el cual se muestra los valores de cada insumo y su costo en proporción a las fórmulas.

• B) Insumos (valorización y evolución): Es la valorización de los insumos de las fórmulas y su evolución, de acuerdo a las Assumptions.  Este punto se mencionó al momento de ver el módulo del Maestro de Insumos, pero allí se muestra la evolución de todos los insumos, ya sea que se utilicen en fórmulas o no, en cambio en el presente punto dicho cálculo se concentra solo en aquellos insumos requeridos por las fórmulas.

Como se puede ver dentro del marco verde, se encuentra unas de las tantas funciones que tiene el sistema y es la de exportar a Excel los datos calculados. De esta forma el manejo de información es mucho más versátil y amigable con Office.

• C) Composición de fórmula (mapa de fórmulas y sus respectivos insumos sin valor):  Como se indica en el título, se muestra el árbol de fórmulas sin valorizar. Este punto es muy utilizado, para analizar las distintas composiciones de los productos terminados, por áreas técnicas, como ser procesos, laboratorio, etc., a las cuales no les interesa los valores monetarios de las fórmulas, sino su composición.

• D) Volumen del periodo:  Es la mensualización de los volúmenes de venta que fueran definidos. Los valores que figuran en esta solapa, son importantes, ya que en base a ello, el software, realiza la explosión de las fórmulas para valorizar las cantidades de insumos requeridos para fabricar los productos terminados de acuerdo a su mensualización. De esta forma calcula el cash de insumos
 

E) Cash de Insumos: Como mencionamos anteriormente es la valorización de los insumos requeridos para fabricar los productos terminados. Esto se logra con la explosión de las fórmulas, calculando las cantidades requeridas por insumo y por mes, las cuales luego se valorizan, según los costos que corresponden para cada uno de ellos, en función al mes que es necesario.

• F) Costos por SKU: Es la valorización de los costos por cada uno de los productos terminados, a los cuales previamente se valorizó la fórmula, o sea aquí ya no están los insumos de dichas formulas, sino, el costo total por producto a vender o producir.

 
 
• F) Raíz y Composición de la Raiz de insumos: Es un mapping para saber en cuantos productos se utiliza el mismo insumo y sus proporciones. Este punto es muy importante al momento de hacer una análisis para cambiar un determinado insumo, ya que podemos ver en cuantos productos impacta dicho cambio. La diferencia entre ambas es que la solapa Raíz, se encuentra valorizada a los costos calculados y en la solapa Composición de la Raíz de Insumos solo se expone el detalle en forma de árbol sin valor.

Raíz

Composición de la Raiz de insumos

 
 
• G) Gráficos: El sistema posee, un esquema de gráficos, los cuales facilitan apreciar ya sea en tortas o barras, la evolución de los costos, los porcentajes de la participación de los insumos sobre el total del costo, etc.

A continuación expondremos algunos ejemplos de ellos.

Gráfico de barras para evolución de costos de producto terminado y de insumos

  
Gráfico de barras para los porcentajes de la participación de los insumos sobre el total de los costos

Gráfico de torta para los porcentajes de la participación de los insumos sobre el total de los costos

 
Evolución de Costos

Con el siguiente módulo, podremos analizar cuál fue el comportamiento de los costos en la realidad y compararlos con los calculados a través del sistema. Para ello, debemos remitirnos a lo explicado en páginas anteriores, en las cuales se mencionaba que debíamos importar las órdenes de trabajo y el costo mensual de las ventas del cardex. (Ver página 18 punto Evolución).

Una vez realizado este paso, tendremos la base de datos con la información necesaria para realizar nuestro análisis.

Parámetros:

Al igual que mencionamos en puntos anteriores, nuestro software, provee la posibilidad de seleccionar distintas versiones, lo cual brinda una amplia variedad de combinaciones para obtener información.  En el cuadro anterior podemos ver que dentro del marco azul se encuentra la selección de datos que ya hemos visto y se refieren a las versiones del budget. En este módulo, se incorpora una nueva selección de datos, que se encuentran dentro del marco verde, estos sirven para seleccionar  determinadas opciones que detallaremos a continuación:

• Año y Mes del Cardex de Venta: Hace referencia al periodo que deseamos tomar como base de comparación contra el budget.
• Mercado del Cardex de Venta: Se utiliza en aquellas empresas, que exportan a distintos países sus productos los cuales fueron identificados previamente en una de las categorías de las base de datos.
• Tolerancia comparativa del costo unitario: Nos permite indicar cual es el porcentaje de tolerancia que aceptamos de disparidad entre los costos reales y los existentes en el budget.  El valor es manual y se indica con números enteros ejemplo 2, 5  10, etc.
• Cantidad de órdenes de trabajo a visualizar: Sirve para indicar, cuantas órdenes de trabajo, debe buscar como máximo para exponer comparativamente contra el costo del budget. En este caso la selección, esta prefijada en los valores que se indican en el cuadro.

Costos

 
Una vez procesada la selección de datos, obtendremos una serie de información que nos permitirá seguir con el análisis.
Como se puede ver en el cuadro anterior, existen varias columnas:

• Código y Descripción: Más allá de la identificación del producto que el sistema está buscando, debajo de ello, se informa el detalle de las órdenes de trabajo que fueron seleccionadas según los parámetros indicados.
• Costo Unitario: Aquí se observan dos tipos de valores. En primer lugar e indicado con la letra A, se encuentra el costo del producto terminado, según el cálculo del sistema de budget. A continuación y por debajo, indicado con la letra B, se encuentran en forma descendente, los costos de las órdenes de trabajo, que mas se aproximan al valor indicado en el punto A.
• Selección: En esta columna, se encuentra la preselección que realiza el software en forma automática. O sea, de acuerdo a los parámetros indicados, el Sistema, busca cual es la orden que más se aproxima al valor del costo del producto y coloca una X. Esta preselección, puede ser modificada por el usuario, simplemente, quitándola con un click y seleccionando otra orden de trabajo.
• Icono de Ejecución: Una vez que se ha realizado la selección de los puntos anteriores, se procederá a la búsqueda del detalle de órdenes de trabajo que reúnen los requisitos. Indicado con la letra C, se encuentra el ícono, con el cual se ejecuta el proceso, éste ofrecerá los datos buscados.

En el cuadro anterior, se puede apreciar el análisis comparativo por insumo que realiza el sistema. Como se observa por ejemplo en la línea de Botella, muestra el valor de la Orden de trabajo $1,24498 y lo compara con el valor del presupuesto que es de $1,57140 indicando cual es la diferencia en pesos y la variación en porcentajes.

Reportes

Una de las funcionalidades del sistema, es que tiene la posibilidad de guardar información, que se utilizará luego para realizar distintos análisis. En función de ello se diseñó el módulo de Reportes, el cual expone información comparativa, que ha sido previamente  guardada. Para explicar mejor el tema debemos remitirnos a la explicación del módulo Maestro de Formulas.
 

Una vez ejecutado el proceso, en todas las solapas, se encuentra un ícono con la forma de diskette, el mismo indica la posibilidad de guardar dicha información dentro del sistema, ésta podrá ser utilizada en el módulo de reportes. De esta forma podemos contar con datos como, la valorización de insumos para distintos periodos o escenarios, y luego realizar distintos análisis.

A continuación mostraremos un ejemplo del reporte comparativo

Para lograr ello, debemos previamente seleccionar los escenarios y/o periodos que queremos analizar. Esto se logra con el esquema de selección de datos que se encuentra dentro del marco A, éstos se van fijando con el ícono en forma de clip identificado con la letra B. Luego se procede al cálculo, que se realiza utilizando el ícono en forma de libro e identificado con la letra C.
Como se aprecia en el ejemplo, obtendremos dos columnas comparativa de valores y otra dos que nos muestran la variación en importe y en porcentajes.

 Notepad

En nuestro caso es más que una libreta o guía para registrar los escenarios.  Es un módulo ejecutable, o sea al realizar la registración de los escenarios, se está haciendo una matriz de ejecución automática. De esta manera, el usuario para obtener el resultado de algún escenario, solo deberá seleccionar el punto deseado en el Notepad.